Enjeux et limites de la dématérialisation en entreprise

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       Depuis le début des années deux mille, la dématérialisation est une tendance qui se propage de plus en plus dans les entreprises, autant dans les petites que les plus grandes . C'est une mesure qui peut donc s'avérer utile voire bénéfique dans n'importe quelle structure, et sans soucis de taille ou de personnel. Mais qu'est-ce que la dématérialisation ? Quelle est donc cette pratique, en quoi peut elle aider une entreprise, et quelles mesures à prendre l'implique ? Et présente-t-elle des limites ou même des risques pour sa mise en place ou son utilisation ? Tant de questions se posent pour les entrepreneurs.

 

       La dématérialisation est donc le terme utilisé pour désigner le fait de remplacer tous les supports d'informations matériels (très généralement tout ce qui peut être réalisé et transmis sur du papier), par des fichiers informatiques, jusqu'à une suppression manuelle maximale de tous ces procédés afin de passer à une gestion entièrement électronique de supports devenus numériques. On parle de méthode « zéro papier ».

 

« Présenté comme ça ça à l'air bien beau mais ce que vous ne dites pas c'est que c'est quelque chose qui va encore nous coûter de l'argent je suppose ? »

 

       Effectivement, mettre en place la dématérialisation de son entreprise demande de l'investissement matériel avant tout. Car pour pouvoir gérer tout un tas de procédés informatiquement, et ce de façon transversale au sein de la structure, la première étape sera d'opérer une expansion du parc informatique à la totalité des services, voire à chaque employé, en fonction de leurs droits dans l'entreprise (car s'ils n'ont pas le droit d'initier et d'intervenir dans un procédé de gestion de l'entreprise cela ne leur est pas utile). Cela peut donc représenter un investissement conséquent sur court terme, qui peut également être accompagné d'achat de solutions afin de conserver les données pour des plus grosses entreprises comme un data center où une expansion d'un équipement du même type si l'entreprise en possède déjà, car effectivement cela va représenter une certaine quantité de données à stocker numériquement.

Pour finir, cela va demander également alourdir la consommation en énergie électronique pour assurer le bon fonctionnement de tout le matériel mis en place et toujours dans la gestion de ce dernier, une gestion des déchets électronique à prendre en compte.

 

« Bon avoir accès à tout sur son ordinateur c'est bien, mais il bien y avoir des inconvénients au-delà des investissements matériels ? »

 

       Malgré tout, il n'existe pas toujours de solution miracle pour chaque problème, et bien que la dématérialisation se présente comme la réponse à certains que nous pose la gestion des documents administratifs ou différents procédés au sein de l'entreprise, elle n'est malheureusement pas sans faille pour le moment. Effectivement, comme nous l'avons stipulé dans le paragraphe précédent, la dématérialisation amène à stocker numériquement une quantité importante de données au sein de l'entreprise, de manière quasi générale à l'aide de data centers.

Un premier problème se pose, ces systèmes de sauvegarde ont une capacité finie, et au bout d'un certain temps, il serait difficile de conserver trop de documents sans les saturer et devoir, le cas échéant, procéder à une extension de ces systèmes. Ce procédé se répéterait alors au fur et à mesure à chaque fois que l'on attendrait le seuil critique de stockage, et cela engendrerait trop de frais mais également un problème de place. Il faudrait alors mettre en place un moyen de garder chaque type de document selon leur importance sur un certain temps donner pour ne pas surcharger le système.

Enfin, un souci de compatibilité de fonctionnement avec les fournisseurs et les clients peut parfois se poser, car malgré le fait qu'une entreprise soit dématérialisée, si ses collaborateurs ne sont pas sur le même mode de fonctionnement, il y aura toujours un moment ou l'on devra faire une exception sur le système mis en place dans le fonctionnement en interne.

 

« Mais au final on y gagne quoi à mettre ça en place à part à tout avoir sur son ordinateur ? »

 

       Il est vrai que depuis tout à l'heure, vous n'avez appris que le principe de la dématérialisation ainsi que ses limites, mais qu'en est-il finalement de ses bénéfices ?

Tout d'abord, le principe de base de ce mode de fonctionnement, qui est de centraliser toutes les informations et procédés sur un seul système, à pour but principal d'apporter une efficacité accrue dans de multiples domaines, qui sont les suivants : la transmission des informations, la validation de documents, la rapidité du traitement des documents, une transmission complète et valide de données. Facteurs qui vont donc améliorer la rapidité et la bonne gestion de tous les procédés, administratifs ou autres, internes à l'entreprise entre les différents employés et collaborateurs. Et ce grâce à cette centralisation des données et une sauvegarde garantie, qui va palier au problème de perte de documents, mais également à la transmission manuelle de ceux-ci, qui passe généralement par plusieurs personnes et prend beaucoup plus de temps qu'un simple envoi ou téléchargement numérique direct.

Nous parlions également tout à l'heure des désavantages matériels que la dématérialisation opère pour l'entreprise, mais elle génère aussi des bienfaits sur ce niveau. Effectivement, la virtualisation de tous les documents (ou presque) va amener à une baisse conséquente d'utilisation de papiers et encres d'imprimantes, et va donc de ce côté amener une baisse de coût de matériel, mais qui va surtout être plus respectueuse pour l'environnement, sujet qui devient de plus en plus important depuis quelques années.

 

« Bon finalement ça m'intéresse bien cette histoire de dématérialisation, mais avec quels outils informatiques je vais pouvoir faire tout ça ? »

 

       Posséder un parc informatique nécessaire à mettre en place ce mode de fonctionnement est la première étape, mais elle ne suffit pas à dématérialiser une entreprise. Il existe plusieurs solutions informatiques pour l'achever.

Une des solutions qui est aujourd'hui la plus utilisée et la plus efficace est l'utilisation d'un intranet, couplée à celle des workflows.

Un intranet est un site internet interne à une entreprise qui va être relié à tous ses collaborateurs, et ceux-ci vont donc pouvoir, par son intermédiaire, communiquer directement, s'échanger des informations, et être de façon permanente en contact sur leur lieu de travail.

Cela est beaucoup plus pratique pour ce qui est conservation des données, mais ne règle pas la gestion de documents et les procédés administratifs (par exemple), fonction qui va être rempli grâce aux workflows.

Mais qu'est-ce donc qu'un workflow ? Un workflow, ou flux de travail en français, est une succession de tâches ou d'opérations effectuées par diverses personnes. C'est en les programmant dans l'intranet que nous allons pouvoir ensuite, à l'aide de formulaires effectuer différentes tâches (un workflow par situation est généré), et permettre une transmission d'informations vérifiées directement en complètes à la bonne personne grâce à ce système, et ce directement, suivant des étapes précises jusqu'à sa clôture par la personne devant valider ou confirmer le processus. Par exemple, pour un procédé administratif, une demande de congés, ou de ressources, etc.

 

       La dématérialisation se présente donc aujourd'hui comme une solution moderne et responsable pour l'environnement pour revoir la gestion de son entreprise autant administrativement que professionnellement. Bien que cela demande tout de même des investissements ainsi qu'une refonte du fonctionnement de certains procédés au sein de la société et qu'elle possède encore aujourd'hui ses limites, le gain d'efficacité apporté reste considérable et n'est pas non plus à négliger. De plus nous avons également aujourd'hui toute les cartes en main pour la mettre en place et la réaliser, comme par exemple grâce à l'intranet et aux Worflows.

 

Mais quel avenir donner à la dématérialisation ? Ce système arrivera-t-il à être rentable sur le temps ? Quelles seraient les solutions possibles pour l'améliorer et passer outre les limites qu'elle possède encore aujourd'hui ?