Instaurer le Time Tracking au quotidien

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En 2006, le coût du temps perdu au travail était estimé à 544 Milliards de dollars. Depuis, le nombre d’employés déclarant perdre régulièrement du temps durant leur travail n’a cessé d’augmenter. Ce phénomène se généralisant dans les entreprises, il est nécessaire de chercher des solutions pour rendre le temps passé au travail plus efficace et productif. Parmi elles, le Time Tracking est une pratique de plus en plus répandue dans les entreprises. Son impact sur l’activité quotidienne d’une équipe et les bénéfices qui en découlent en font une habitude de travail en passe de devenir indispensable.

Du pointage à l’espionnage

Le Time Tracking a existé dès l’instant où l’Homme a eu besoin de gérer son efficacité et payer les efforts investis dans un travail. Le besoin des employeurs de payer un temps travaillé et celui des employés de voir leur temps travaillé rémunéré remonte ainsi bien avant notre ère. Si la pointeuse est la première machine à symboliser cette volonté de quantifier précisément le temps travaillé et payé, le Time Tracking a aujourd’hui évolué sous diverses formes : des chronomètres intégrés aux postes de travail à la récupération de coordonnées GPS, les moyens de suivre le temps de travail ne manquent pas, avec plus ou moins d’efficacité et plus ou moins de respect pour la vie privée.

Pourquoi le Time Tracking ?

Le management et le Time Tracking sont intimement liés et ont la même importance dans la gestion d’une équipe et de projets. S’il est important de savoir planifier le travail à faire et répartir correctement la charge de travail d’une équipe, pouvoir contrôler et valider cette gestion apparaît tout aussi primordial. Suivre le temps de réalisation des différentes tâches assignées à une équipe permet de valider le dimensionnement des charges de travail, d’anticiper les dérapages et retards et diminue le risque d’échouer à piloter un projet. Le manager doit donc savoir à tout moment à quelle étape de la réalisation se trouve son projet (le temps consommé), ce qu’il reste à réaliser (le temps restant) et le décalage avec l’estimation (le dérapage). Il peut, grâce à ses informations, mettre en place les actions nécessaires pour mener à bien la production : allouer plus de ressources en cas de surcharge de travail, essayer de décaler une deadline en cas de retard, démarrer un autre projet si une équipe est en avance…

Les avantages sont aussi nombreux pour l’employé. En connaissant le temps passé sur une tâche donnée, il peut avoir une idée de l’efficacité de son travail : est-il normal de travailler sur cette tâche depuis 3 heures alors qu’elle était estimée à 30 minutes ? Il peut, grâce à cet indicateur, repérer des anomalies dans sa production et éviter les dérapages. De même, s’il finit la tâche bien plus rapidement que prévu, il peut se demander si la tâche a bien été réalisée ou s’il n’avait pas mal compris le travail à réaliser au départ. De même, le Time Tracking peut servir de garde-fou à ceux qui ont l’habitude de tomber dans le piège du multitâche : il permet, au moment où l’attention est attirée vers d’autres tâches, de rappeler qu’il faut finir la tâche commencée. Enfin, il est important d’être capable de savoir ce que l’on a fait dans une journée de travail simplement pour la satisfaction du travail accompli, là où l’on peut avoir un sentiment d’inefficacité si l’on pense avoir perdu du temps dans son travail sans pouvoir le vérifier.

Une réussite pas systématiquement garantie

Concrètement, le Time Tracking sert les deux parties, entreprise comme employés, puisqu’il permet de mener à bien les projets, de justifier des actions appliquées à un projet, que ce soit en interne ou en externe et d’assurer aux membres de l’équipe de meilleures conditions de travail. Pourtant, ces excellentes raisons d’implémenter le Time Tracking dans le quotidien d’une entreprise ne suffisent pas toujours à garantir sa bonne mise en œuvre… En effet, mesurer le temps est souvent considéré comme une invasion de la vie privée par les individus, qui considèrent qu’il s’agit d’une marque de défiance de l’entreprise à leur égard. Ils ne voient ainsi pas les bénéfices qu’ils ont à en retirer. De plus, le Time Tracking peut être difficile à mettre en œuvre par son aspect invasif : chacun doit prendre de bonnes habitudes pour appliquer la méthode au quotidien, souvent en utilisant de nouveaux outils, autant de changements qui freinent l’adhésion d’une équipe. Enfin, il est toujours complexe de garantir la fiabilité d’une méthode de suivi de temps : comment garantir que les temps récupérer seront précis, sans pour autant tomber dans le contrôle excessif et casser le lien de confiance réciproque qui doit exister au sein d’une entreprise ?

L’adhésion de l’équipe aux processus de suivi de temps est peut-être le défi le plus important à relever lorsqu’on décide de l’implémenter. Il est bien entendu important d’être extrêmement pédagogue, en expliquant que si les bénéfices sont variés pour l’entreprise, notamment en termes d’efficacité, avec un fort impact sur l’aspect financier, les avantages à en retirer pour les individus sont aussi nombreux. Il peut ainsi être intéressant de faire participer l’équipe à l’élaboration du processus de Time Tracking en demandant ce qu’elle espère en retirer, comment elle souhaite l’implémenter… Ces échanges permettront d’adapter au mieux la méthode de suivi de temps aux habitudes de travail de chacun. Il est par ailleurs recommandé d’avoir une approche constructive et progressive, en montrant que chacun est concerné dans l’équipe, que des phases de test ont lieu pour améliorer l’implémentation, que les retours sont pris en compte… Enfin, la communication est primordiale et notamment la transparence : l’utilisation des données récupérées doit être claire et ne peut faire l’objet de traitements « derrière le rideau ». Les règles du jeu doivent ainsi être clairement définies pour être intégrées et acceptées par tous.

La qualité des outils mis en place joue un rôle majeur dans le Time Tracking. Ils doivent répondre au besoin de l’entreprise, notamment en termes d’utilisabilité et de dimensionnement : souhaite-t-on connaître le temps global de présence d’un employé à son poste de travail ou est-il nécessaire de suivre, le temps alloué à chaque tâche entreprise ? C’est ici que le paradoxe même du Time Tracking se joue puisque le temps perdu à suivre son temps peut lui-même devenir un problème pour l’entreprise. Ceci explique le nombre important de solution permettant la gestion du temps, à l’échelle de l’employé comme à l’échelle de l’entreprise, offrant un vaste choix d’implémentation pour le Time Tracking.

La gestion du temps en entreprise est un défi majeur aux multiples ramifications, impactant le bien-être des employés, leur efficacité, le pilotage des projets, le pérennité financière… Heureusement, les solutions sont nombreuses pour résoudre les problèmes liés à son implémentation au quotidien, du moment qu’elle correspond aux besoins de l’entreprise et aux attentes de l’employé. L’un des facteurs clés du management du temps reste l’implication de chacun et sa capacité à gérer lui-même les facteurs inhérents à la rentabilité du temps de travail. Cela revient à se demander si le plus gros défi d’une entreprise n’est pas finalement d’amener ses employés à se manager eux-mêmes…